Teknologiset työkalut auttavat rakennusprojektin tilannekuvan muodostuksessa, mutta tärkein vastuu oikean tiedon tuottamisessa oikeaan paikkaan on meillä ihmisillä. Ilman ihmisten oikeaa toimintaa jää työkalujen hyödyt saamatta.
Rakennusprojektin todellinen tilanne on usein epäselvä niin urakoitsijalle kuin tilaajallekin. Löytyy useita esimerkkiprojekteja, joiden rakentamisen aikana vastaan tulleet ongelmat ovat aiheuttaneet sekä viivettä aikatauluun että kustannusarvion ylityksen. Olisiko näiden projektien ongelmat pystytty huomaamaan jo varhaisemmassa vaiheessa, jotta tilanteen olisi voinut korjata aikaisemmin?
Kesäkuun rakennuttajapäivillä Tampereella esiteltiin useita teknologisia ratkaisuja rakentamisen todellisen tilanteen esiin tuomiseen. Tällaisen digitaalisen tilannekuvan avulla on vihdoin tuotu aito tiedolla johtaminen myös rakennusalalle.
Mikään tilannekuva ei kuitenkaan voi olla laadukkaampi, kuin sen muodostamiseen käytetyt tietolähteet. Vaikka automaattiset ja tekoälyyn perustuvat ratkaisut ovat yleistymässä, niin rakentamisen maailmassa tärkein tietolähde on edelleen ihminen, joka täyttää tiedon esimerkiksi yrityksen toiminnanohjausjärjestelmään, aikatauluun tai vaikkapa laskentataulukko-ohjelmistoon. Ihmisen rooli muodostuu ongelmaksi, jos raportointia ei koeta mielekkääksi. Seurauksena raportoinnin laatu laskee, ja ne hyödyt, jotka raportoinnilla on haluttu saavuttaa, katoavat.
Tällä hetkellä organisaatiot luottavat liikaa siihen, että teknologia ratkaisee ongelman kuin ongelman, ja että teknologian käyttöönotto takaa onnistumisen – ihmisen rooli teknologian käyttäjänä unohdetaan täysin. Vaikka uusi teknologia olisikin välttämätön, silti teknologia toimii vain työkaluna. Tämä pätee täysin myös tilannekuvateknologioiden käyttöönottoon – teknologian sijaan suurin huomio pitäisi antaa organisaation työtapojen ja prosessien muutokselle.
Tieto ja osaaminen löytyvät organisaatiosta, eivät järjestelmästä
Miten työtapoja tulee sitten muuttaa? Otetaan esimerkiksi rakennusprojektin aikataulunhallinnan prosessi. Teknologinen ratkaisu on yleensä tietyn aikatauluohjelman käyttöönotto, jotta projektin aikataulun tilannetta voidaan seurata digitaalisesti, ja jotta aikataulutietoa voidaan käyttää myös rakentamisen tilannekuvan luomiseen. Teknologinen ratkaisu ottaa kuitenkin kantaa vain siihen, mihin tieto syötetään ja missä muodossa. Aikataulun hallintaan kuuluu myös aikataulutuksen periaatteiden tunteminen, erilaisten aikataulutusvaihtoehtojen arviointi, aikataulupäivitysten ajankohdan määrittäminen sekä aikataulupoikkeamien korjaamisen vaihtoehdot. Jos aikataulunhallinnalle ei ole määritetty selkeää prosessia, niin teknologia toimii ikään kuin vain digitaalisena kirjoitusalustana aiemmalle aikataululle.
Esimerkki aikatauluviestinnän epäonnistumisesta voidaan ottaa ajalta, jolloin Stephen Elop aloitti Nokian toimitusjohtajana. Tällöin Nokia oli hyvin hierarkkinen organisaatio, eikä yritysjohdolla ollut aitoa näkymää kehitystyön edistymiseen tuotetasolla. Myöskään työntekijöillä, jotka tiesivät tarkkaan kehitystyön tilanteen, ei ollut kanavaa, jolla tieto olisi voitu viedä yritysjohdolle. Elop yllätti kaikki lähettämällä avoimen sähköpostin kaikille työntekijöille ja sai lopulta tiedon kehitystyön todellisista viiveistä.
Rakennusprojektin tilannekuvan käyttöönotossa tulee huomioida enemmän ihmisten toimintatavat ja yleisen projektinhallinnan kouluttaminen kuin pelkkä teknologinen ratkaisu. Diplomityössäni selvitin aikoinani pk-yrityksen tietojärjestelmän käyttöä projektiliiketoiminnassa, ja tuloksena oli, ettei järjestelmän käyttöönotossa ollut huomioitu riittävästi ihmisten roolia tiedon syöttäjänä ja järjestelmän käyttäjänä.
Teknologinen ratkaisu on organisaation prosessikehityksen näkyvä jäävuoren huippu
Teknologia ei siis itsessään ratkaise projektinhallinnan ongelmia, vaan kaiken takaa löytyy ihminen, organisaatio sekä toivottavasti helpot, hyvin mietityt, käyttöönotetut sekä ennen kaikkea yhteisesti hyväksytyt tiedon keräämisen ja jakamisen prosessit. Näkyvä, visuaalinen projektin tilannekuva on ikään kuin vain jäävuoren huippu kaikista projektinhallinnan prosesseista ja niiden käyttöönottoa edeltävästä päätöksenteosta.
Käännetään asetelma lopuksi positiiviseen suuntaan – kun organisaatio tietää mitä tekee ja haluaa tehdä sen oikein, järjestelmän valinnalla ei ole enää niin paljon merkitystä. Suurimmat tulokset tuottavuuteen ja kilpailukykyyn saadaan jo sillä, että ymmärretään mihin tietoa käytetään ja miksi. Kun organisaationne lähtee kokeilemaan uutta teknologista ratkaisua, kuten tilannekuvaa, huomioikaa ensin teknologian käyttäjät, ja miten prosesseja tulee viilata oikeaa suuntaan, jotta uudesta teknologiasta on lopulta hyötyä.
Vili Korhonen, Johtava tilannekuva-asiantuntija, Sweco
Blogi on julkaistu myös Rakennuslehdessä 2.9.2022